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Facturas, contratos, nóminas, comprobantes fiscales. Toda empresa acumula documentación que por ley debe conservar, aunque casi nunca se consulte. El problema es que esas cajas de archivo van llenando archiveros, pasillos y hasta salas de juntas, hasta que el almacenaje de archivo muerto se vuelve una necesidad real y no solo una buena idea.
Antes de guardar tu documentación contable
Antes de mandar tus cajas a guardar, unos minutos de organización te ahorran dolores de cabeza después:
- Digitaliza lo que puedas. Muchos documentos pueden tener una copia digital, aunque conserves el original físico por requisito legal.
- Clasifica por año y categoría. Separa por ejercicio fiscal, cliente o tipo de documento, para no tener que abrir todas las cajas cuando necesites algo específico.
- Etiqueta cada caja con claridad. Contenido, departamento y periodo son los datos mínimos que deberían ir en cada caja.
- Revisa qué ya cumplió su plazo legal. No toda la documentación necesita guardarse indefinidamente; conocer los plazos fiscales te ayuda a no acumular de más.
Por qué el almacenaje de archivo muerto es mejor que apilarlo en la oficina
Guardar cajas de archivo en la oficina no solo quita espacio productivo, también expone la documentación a polvo, humedad o algún accidente que puede dañar información importante. Un servicio de almacenamiento de documentos correcto no significa perder acceso a tus archivos, solo sacarlos de donde estorban y tenerlos disponibles cuando los necesites.
Qué necesita un buen almacenaje de archivo muerto
No cualquier bodega es suficiente para guardar documentación contable o legal. Lo mínimo que debería tener:
- Instalaciones libres de humedad, para que el papel no se dañe con el tiempo.
- Cámaras de seguridad 24/7, para proteger información sensible.
- Fumigación mensual, para evitar plagas que dañen las cajas.
- Inventario digital, para localizar qué caja necesitas sin tener que revisar todas.
- Entregas programadas, para recibir tus documentos cuando los necesites, sin esperas largas.
Aprovecha para liberar también el mobiliario que ya no usas
El almacenaje de archivo muerto suele ser el primer paso, pero no el único: muchas oficinas también tienen escritorios, sillas o archiveros de sobra ocupando espacio. Si vas a guardar mobiliario de oficina junto con tu archivo, puedes hacerlo con el mismo servicio, en la misma recolección y bajo el mismo inventario digital. Paga solo por el espacio que usas, sin contratos rígidos. Cotiza tu espacio en minutos.
Recupera el espacio de tu oficina sin deshacerte de tu archivo
Con Mubit, recolectamos tus cajas de archivo directamente en tu oficina, las guardamos en bodegas seguras y te entregamos lo que necesites cuando lo necesites. Si quieres conocer más sobre qué puedes guardar con Mubit, te recomendamos leer: Bodega de almacenaje para agencias y empresas de eventos: guarda tus stands y displays todo el año
Preguntas Frecuentes
¿Puedo seguir consultando mis documentos si los guardo fuera de la oficina?
Sí, con inventario digital puedes localizar qué caja necesitas y solicitar su entrega cuando la requieras.
¿Por cuánto tiempo debo guardar mi documentación contable?
Depende del tipo de documento y los plazos fiscales aplicables; te recomendamos confirmarlo con tu contador, pero mientras tanto puedes guardarla sin ocupar espacio en tu oficina.
¿Puedo guardar archivo y mobiliario de oficina juntos?
Sí, se pueden recolectar y guardar en la misma visita, ambos bajo el mismo inventario digital. Cotiza tu espacio en minutos.
